Rapat Pengurus
Tanggal : 28 Juni 2020
Jam : 09.30 – selesai
Jl. Mojo Klanggru Lor No. 61 Surabaya
Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah, Rapat Kerja Pengurus terselenggara dengan lancar.
Adapun Susunan Acara Rapat Pengurus adalah sebagai berikut :
- Pembukaan;
- Sambutan Ketua Umum;
- Pembahasan AD/ART Ikaspenix;
- Ishoma;
- Peluncuran Data Base dan Member Card;
- Laporan Pertanggungjawaban (LPJ);
- Penguatan organisasi;
- Evaluasi program;
- Doa;
- Penutup.
A. PEMBAHASAN AD/ART IKASPENIX
Pembahasan AD/ART Ikaspenix, dimulai dari koreksi redaksional dan penyempurnaan pasal demi pasal;
Terhadap AD/ART Ikaspenix telah ditanggapi oleh masing – masing Departemen/Koordinator Seksi masing-masing. Kemudian AD/ART Ikaspenix disahkan oleh Ketua Umum dalam Rapat Kerja Pengurus tersebut.
[Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Ikaspenix akan dipublish dalam lembar tersendiri]
B. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)
LPJ disampaikan oleh Departemen/Koordinator Seksi atas kegiatan yang sudah di lakukan, beturut-turut :
1. Sekretaris
a). Melaksanakan kegiatan kesekretariatan Ikaspenix secara umum, surat menyurat, Proposal kegiatan, surat keluar dan kegiatan lain yang berkaitan dengan administrasi organisasi;
b). Membantu Dept. Humas & IT untuk pembuatan member card Ikaspenix.
2. Bendahara
Memberikan laporan pertanggungjawaban (LPJ) Keuangan semua kegiatan Ikaspenix terhitung dari bulan Januari – Mei 2020.
[Rincian LPJ akan dikirimkan dalam lembar tersendiri]
3. Dept. Humas dan IT
a). Melaksanakan publikasi kehumasan via IT : Website, WhatsApp, Facebook, Instagram dan medsos lainnya;
b). Mengerjakan data base beberapa pengurus dan membantu dalam pembuatan member card Ikaspenix;
c). Melaksanakan administratur website dan medsos bersama-sama dengan Sekretaris.
4. Dept. Sosial
a). Telah mengadakan kegiatan Garage Sale sebanyak 2 kali dan Baazaar yang diikuti oleh semua Alumni;
b). Dept. Sosial juga telah melakukan bhaksos sebanyak 3 (tiga) kali dengan membagikan Sembako kepada teman-teman Alumni yang membutuhkan di saat suasana Pandemi Covid-19;
c). Dept. Sosial telah melaksanakan Peduli Alumni dengan empati aktif memberikan bantuan kepada Alumni Ikaspenix yang meninggal dunia dengan memberikan Uang Duka dan bagi yang sakit di rumah sakit berupa Uang Tali Asih.
5. Sie Rohani Islam
Dikarenakan pandemi covid-19 saat ini, maka kegiatan yang semula di jadwalkan pada bulan Ramadhan tidak bisa di laksanakan, seperti : pembagian ta’jil, buka bersama + tarwih bersama, santunan dan anjang sana ke Panti Asuhan.
6. Sie Rohani Nasrani
Belum ada kegiatan
7. Sie Pendidikan
Semula telah dijadwalkan untuk memberikan penyuluhan kepada peserta didik ABK SMP Negeri 9 Surabaya, dikarenakan Pandemi Covid-19 ini, maka kegiatan tersebut diundur sampe dengan batas waktu yang belum bisa di tentukan.
8. Sie Kesenian
a). Telah melakukan latihan line dance di sekolahan dan tampil pada acara garage sale yang pertama;
b). Telah melaksanakan sing for all
mengawali Pandemi Covid-19 dan live mengawali untuk paduan suara.
9. Sie Kesehatan
Semula sudah dijadwalkan akan di adakannya Bincang Keesehatan (BinKes) pada tgl 19 April 2020 kemarin, namun dikarenakan Pandemi Covid-19 ini, maka kegiatan ini diundur sebagaimana schedul baru yaitu tanggal 23 Agustus 2020.
10. Sie Ekonomi Bisnis
a) Rencana melaksanakan pelatihan cooking class, beauty class hantaran lamaran namun karena Pandemi Covid-19, kegiatan tersebut belum bisa dilaksanakan;
b) Membentuk group-group wirausaha (pelaku bisnis) kuliner kue kering tertunda karena Pandemi Covid-19;
c) Biaya cetak Member Card IKASPENIX sebesar Rp. 50.000 dan Member Card hanya di berikan 1x saja dan tidak di ganti.
Jika alumni telah membayar Member Card Rp. 50.000 ini sama artinya alumni telah membayar iuran tahunan selama 1 tahun.
Dengan adanya Member Card ini, berarti alumni berhak memperoleh manfaat (benefit) sebagai berikut:
a) Menginisiasi setiap anggota yang sudah mempunyai member card Ikaspenix, mendapatkan kesempatan khusus selama 2 (dua) minggu masuk web Ikaspenix untuk market produknya.
b) Bantuan Tali Asih apabila alumni sakit (opname di RS);
c) Mendapatkan uang duka, apabila di dlm kelg inti alumni (istri/suami/anak kandung) ada yg meninggal. Adapun ketentuan batas usia bagi anak kandung tertuang di dalam AD/ART Ikaspenix termasuk besaran nominal yang akan di berikan.
11. Sie Acara
Sie Acara include selaku pendamping dan membantu organisasi Dept/Seksi masing.
C. PENGUATAN ORGANISASI
Dalam rangka untuk bisa lebih effektif dan effisien untuk organisasi, maka diambil langkah-langkah sebagai berikut :
- Sie Acara dan Departemen SDM ditiadakan;
- Dalam rangka meningkatkan kinerja dan kebutuhan dalam organisasi, maka segera dilakukan resuffle Pengurus berdasarkan AD/ART IKASPENIX.
Demikianlah notulen Rapat Kerja Pengurus ini disampaikan.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Sekretaris I
Cc.
- Ketua Umum IKASPENIX
- Departemen Humas & IT Database
Link Dokumen Notulensi Rapat Pengurus 30 Juni 2020
